Podstawa prawna
art. 25 Ustawy z dn. 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
I. Preambuła
Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. (dalej również: Spółka) to wspólne dobro. Prawidłowe funkcjonowanie Spółki zapewnia atrakcyjne miejsca pracy, dobrą atmosferę i bezpieczeństwo, wysoką jakość naszych usług i produktów, satysfakcję klientów i kontrahentów, a co za tym idzie - stabilność finansową i rozwój. Ochrona tych dóbr to wspólna odpowiedzialność całego zespołu Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
W związku z powyższym Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. przyjmuje „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych”.
II. Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest:
- ustanowienie bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń;
- ustalenie zasad dokonywania i przyjmowania zgłoszeń;
- ustanowienie transparentnych i rzetelnych zasad działań następczych w tym weryfikowania zasadności zgłoszenia;
- ochrona osób, które mogą być ofiarami działań odwetowych w związku ze zgłoszeniem.
W długofalowej perspektywie celem niniejszej procedury jest:
- przeciwdziałanie przypadkom naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów etycznych,
- zbudowanie w zespole Spółki poczucia współodpowiedzialności za miejsce pracy; oraz
- ochrona interesów pracowników, organizacji, jej otoczenia i interesariuszy.
III. Przedmiot zgłoszenia – sugestie i informacja o naruszenia prawa
Zgłoszenie może dotyczyć sugestii lub informacji o naruszeniu prawa.
Zgłoszenie sugestii dotyczy poprawy warunków pracy i zarządzania w Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. Sugestia nie dotyczy naruszenia prawa.
Zgłoszenie naruszenia prawa obejmuje informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące działania lub zaniechania oznaczającego naruszenie prawa, regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych obowiązujących w Spółce, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. Takiemu zgłoszeniu podlegają też próby ukrycia naruszenia.
IV. Tryb dokonywania zgłoszeń
Zgłaszanie naruszeń i sugestii jest wyrazem troski o dobro Spółki, jego interesariuszy oraz otoczenia, w którym prowadzi działalność, a także – dobro współpracowników zgłaszającego.
Skorzystanie z procedury jest dobrowolne i nie wyklucza skorzystania w tym samym celu użycie drogi służbowej.
Zgłoszenia mogą być dokonywane bezpośrednio poprzez:
- kanały wewnętrzne w Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. (zgłoszenia wewnętrzne);
- zewnętrzne kanały zgłaszania ustanowione przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organy publiczne oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej (zgłoszenia zewnętrzne).
Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. zachęca do korzystania w pierwszej kolejności z kanałów wewnętrznych zgodnie z niniejszą procedurą, co pozwala na szybką reakcję na zgłoszenie z wykorzystaniem zasobów organizacji.
V. Zgłoszenia wewnętrzne
Przyjmowaniem zgłoszeń w ramach procedury Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. zajmuje się Country HQ Manager.
Sugestie i naruszenia mogą być zgłaszane poprzez następujące kanały wewnętrzne:
- infolinię o numerze 600 943 073 czynną w dni robocze w godzinach 8:00 – 18:00,
- e-mail: whistleblowing@aaaauto.pl
Zgłoszenia ustne są dokumentowane, za zgodą zgłaszającego, nagraniem, transkrypcją z nagrania lub – jeżeli nie są nagrywane - protokołem z rozmowy.
Zgłaszający ma prawo do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu ze zgłoszenia.
Zgłoszenie może mieć charakter:
- imienny - kiedy zgłaszający podaje swoje dane osobowe wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej lub kiedy jego tożsamość można zidentyfikować na podstawie innych informacji zawartych w zgłoszeniu;
- anonimowy – kiedy zgłaszający nie podaje swoich danych osobowych, a ustalenie jego tożsamości nie jest możliwe na podstawie innych informacji zawartych w zgłoszeniu.
Decyzję o podaniu danych osobowych podejmuje zgłaszający. W razie zgłoszenia anonimowego nie będzie – w toku postępowania wyjaśniającego lub poza nim - ustalana tożsamość zgłaszającego.
W przypadku otrzymania anonimowego zgłoszenia wewnętrznego, jednostka przyjmująca zgłoszenie zobowiązana jest przekazać je jednostce opisanej w punkcie VII, celem podjęcia działań następczych.
Dane osobowe zgłaszającego oraz innych osób, o których mowa w zgłoszeniu, mają charakter poufny. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę w sposób bezpośredni, jak imię i nazwisko, lub pośredni, jak okoliczności, w których brała udział, a także adres e-mail oraz nazwa stanowiska – jeśli mają zindywidualizowany charakter.
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego rozpoznana zostanie tożsamość anonimowego zgłaszającego, zachowuje on wszelkie prawa do ochrony poufności swoich danych osobowych zgodnie z pkt. V.8.
Z zastrzeżeniem wyjątku, o którym mowa w pkt V.11. poniżej, dane osobowe zgłaszającego nie mogą być bez jego wyraźnej zgody ujawnione żadnej osobie poza osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia działań następczych.
Dane osoby zgłaszającej można przekazać wyłącznie wówczas, gdy jest to koniecznym i proporcjonalnym środkiem do realizacji postępowań wyjaśniających lub postępowań sądowych przez odpowiednie organy publiczne, takie jak np. prokuratura, sąd. W takim przypadku informuje się zgłaszającego o planowanym terminie przekazania danych.
Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni od dnia wpływu zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
VI. Zgłoszenia zewnętrzne
Zgłaszający ma prawo – obok lub w miejsce dokonania zgłoszenia wewnętrznego – dokonać zgłoszenia zewnętrznego do:
- Rzecznika Praw Obywatelskich - Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, BIURORZECZNIKA@BRPO.GOV.PL, ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP);
- Organów publicznych, w szczególności takich jak:
- Państwowa Inspekcja Pracy: ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa; email: kancelaria@gip.pip.gov.pl; adres elektronicznej skrzynki podawczej e-puap: /6uo07gg7sq/SkrytkaESP
- Prokuratura: Prokuratura Rejonowa w Piasecznie, ul. Kościuszki 14; 05-500 Piaseczno;
lub w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Sygnalista, który dokonał wyłącznie zgłoszenia zewnętrznego lub dodatkowo dokonał zgłoszenia zewnętrznego, korzysta z takiej samej ochrony jak sygnalista, który dokonał zgłoszenia wewnętrznego.
VII. Działania następcze
Osoby podejmujące działania następcze mają obowiązek przeprowadzić je z należytą starannością.
Działania następcze obejmują:
- weryfikację prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu;
- działania i decyzje wynikające ze zweryfikowania zasadności zgłoszenia, w szczególności:
- postępowania prowadzone na podstawie regulacji i polityk wewnętrznych, np. postępowanie antymobbingowe;
- działania mające na celu odzyskanie środków finansowych lub innych strat poniesionych w wyniku naruszenia;
- decyzje dotyczące osoby wskazanej w zgłoszeniu lub innych osób odpowiedzialnych za naruszenie, w tym decyzje egzekwujące odpowiedzialność tych osób w związku z naruszeniem;
- decyzje dotyczące ochrony zgłaszającego przed działaniami odwetowymi, m.in. przeniesienie na inne stanowisko pracy;
- decyzje egzekwujące odpowiedzialność pracowniczą wobec osób stosujących działania odwetowe;
- zaplanowanie działań mających przeciwdziałać podobnym naruszeniom w przyszłości;
- zamknięcie postępowania.
Powołuje się Komisję Etyki. Skład Komisji Etyki ustalony zostanie odrębną uchwałą Zarządu.
Zadania Komisji Etyki obejmują:
- przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalsza komunikacja z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje;
- przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- przygotowanie raportu ze zgłoszenia wraz z rekomendacjami, co do decyzji wynikających z postępowania wyjaśniającego.
Decyzje wynikające ze zweryfikowania zasadności zgłoszenia podejmuje Zarząd. Zarząd może delegować określone decyzje innym właściwym pracownikom Autocentrum AAA Auto sp. z o.o., w szczególności przełożonemu osoby, której zgłoszenie dotyczy, przełożonemu osoby stosującej działania odwetowe, audytorowi wewnętrznemu, dyrektorowi właściwego działu.
Członek Komisji Etyki przed podjęciem czynności:
- otrzymuje pisemne upoważnienie; oraz
- podpisuje zobowiązanie do zachowania poufności, ważne również po zakończeniu zatrudnienia w Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
Upoważnienia oraz zobowiązania do poufności przekazuje się do podpisu właściwej osobie, a następnie przechowuje je dział HR Spółki.
Osoba zaangażowana w działania następcze wykonuje powierzone czynności w sposób bezstronny. W razie wystąpienia okoliczności budzących uzasadnione wątpliwości co do bezstronności, osoba zaangażowana w działania następcze ma obowiązek powstrzymać się od czynności i powiadomić o powodach Zarząd. Zarząd może z własnej inicjatywy odsunąć od działań następczych osobę, jeżeli zachodzi wobec niej podejrzenie o konflikt interesów.
VIII. Weryfikacja zgłoszeń
Po otrzymaniu zgłoszenia podmiot, o którym mowa w pkt. V.1 podejmuje następujące czynności porządkowe:
- rejestruje zgłoszenie w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych;
- przekazuje zgłaszającemu potwierdzenie zgłoszenia wraz z jego numerem;
- otwiera postępowanie wyjaśniające;
Komisja Etyki wstępnie weryfikuje zgłoszenie ustalając, czy nie jest ono oczywiście bezzasadne. W razie stwierdzenia oczywistej bezzasadności zgłoszenia Komisja Etyki przekazuje stosowną informację zwrotną zgłaszającemu i zamyka postępowanie wyjaśniające.
Komisja Etyki zamyka postępowanie również w przypadku, gdy informacje zawarte w zgłoszeniu nie pozwalają na kontynuowanie postępowania wyjaśniającego, a zgłaszający nie odpowiedział na pytania uszczegóławiające lub nie zostawił do siebie danych kontaktowych.
Po wstępnej weryfikacji Komisja Etyki ustala czynności, które będą podjęte w ramach postępowania wyjaśniającego, oraz kalendarz tych czynności.
Komisja Etyki przeprowadza rzetelne postępowanie wyjaśniające w oparciu o następujące zasady:
- dąży do ustalenia rzeczywistego stanu faktycznego;
- w sposób wyczerpujący gromadzi oraz przeprowadza dowody - zarówno potwierdzające jak i kwestionujące zasadność zgłoszenia;
- nie może pominąć dowodu z tego powodu, że ma on wykazać okoliczność sprzeczną z dotychczasowymi ustaleniami;
- niedające się usunąć wątpliwości rozstrzygane są na korzyść osoby, której zgłoszenie dotyczy;
- Komisja Etyki dba o zachowanie w poufności danych osobowych, w tym prowadzi korespondencję, przekazuje właściwym osobom niezbędne informacje, organizuje wysłuchania pracowników, konsultuje się z ekspertami i podejmuje inne czynności w sposób gwarantujący poufność; w razie potrzeby dane osobowe podlegają anonimizacji;
- przestrzega praw uczestników postępowania wyjaśniającego, w szczególności praw zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;
- przeprowadza postępowanie wyjaśniające w rozsądnym terminie.
Komisja Etyki może korzystać ze wsparcia eksperta zewnętrznego lub wewnętrznego.
W wyniku postępowania wyjaśniającego Komisja Etyki sporządza raport, w którym:
- stwierdza, że:
- zgłoszenie było zasadne - w całości lub części i wskazuje normy prawne lub standardy etyczne, które zostały naruszone; albo że
- zgłoszenie było niezasadne; albo że:
- nie jest w stanie rozstrzygnąć w oparciu o dostępne informacje o zasadności zgłoszenia;
- może stwierdzić wystąpienie naruszeń niewskazanych w zgłoszeniu;
- rekomenduje działania wynikające ze zweryfikowania zasadności zgłoszenia, a następnie przekazuje raport Zarządowi.
Po przekazaniu raportu Komisja Etyki zamyka postępowanie wyjaśniające, zgodnie z czym dokonywane są odpowiednie wpisy w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
Komisja Etyki przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną obejmującą co najmniej informację o działaniach, które zostały lub zostaną podjęte w reakcji na zgłoszenie, wraz z uzasadnieniem, dlaczego zdecydowano się na takie, a nie inne działania. Informacja zwrotna musi być przekazana w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
IX. Ochrona osoby zgłaszającej
Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. chroni osoby dokonujące zgłoszenia wewnętrzne lub zewnętrzne przed działaniami odwetowymi. Postanowienia dotyczące ochrony przed działaniami odwetowymi stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym (np. osoby spokrewnionej ze zgłaszającym), jeżeli również pozostają w relacji zawodowej z Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
Działania odwetowe oznaczają działania lub zaniechania w kontekście zawodowym spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym, które naruszają lub mogą naruszać prawa zgłaszającego lub wyrządzają lub mogą wyrządzić zgłaszającemu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Działania odwetowe, w szczególności polegające na łamaniu praw pracowniczych oraz stosowaniu mobbingu i dyskryminacji są w [nazwa podmiotu] surowo wzbronione i podlegają karom dyscyplinarnym.
Zakazane są też próby lub groźby zastosowania działań odwetowych.
Podejmowanie działań odwetowych wobec zgłaszającego przez przełożonych lub współpracowników lub podwładnych stanowi działanie naruszające interes Spółki.
Osoba zgłaszająca sugestie lub naruszenia podlega ochronie, pod warunkiem, że:
- miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacje zawarte w zgłoszeniu są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa, regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, oraz gdy:
- stosowała się do niniejszej procedury.
Ochroną obejmuje się następujące osoby zgłaszające:
- pracowników i byłych pracowników Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
- pracowników tymczasowych;
- osoby świadczące pracę na rzecz Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorców współpracujących z Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
- akcjonariuszy/wspólników Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
- członków organów Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.;
- prokurentów;
- osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Autocentrum AAA Auto sp. z o.o., w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- stażystów;
- wolontariuszy;
- praktykantów;
- osoby przed podjęciem umowy o pracę lub nawiązaniem innej umowy z Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. zakazuje utrudniania zgłoszeń lub podejmowania prób ich utrudniania, w szczególności poprzez przemoc, groźbę lub podstęp.
Ujawnianie tożsamości osoby zgłaszającej bez jej wyraźnej zgody jest zabronione.
Ochronie nie podlegają osoby, które świadomie zgłaszają nieprawdziwe informacje lub nimi manipulują.
Niezależnie od ochrony przed działaniami odwetowymi, osoba zgłaszająca może być pociągnięta do odpowiedzialności we właściwym zakresie, w szczególności odpowiedzialności pracowniczej, jeśli sama uczestniczyła w naruszeniu.
X. Prawa osób, których dotyczy zgłoszenie
Dane osoby, której zgłoszenie dotyczy, stanowią informację poufną.
Do momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego oraz rozstrzygnięcia zasadności zarzutu naruszenia prawa lub standardów etycznych osobie, której zgłoszenie dotyczy, przysługuje domniemanie niewinności.
Osobie, której zgłoszenie dotyczy, przysługuje prawo do rzetelnego postępowania wyjaśniającego, w szczególności:
- prawo do rozstrzygnięcia sprawy w rozsądnym terminie w sposób gwarantujący bezstronność;
- prawo do informacji o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, przy czym Komisja Etyki informuje osobę, której zgłoszenie dotyczy, w odpowiednim momencie, z uwzględnieniem potrzeby niezakłóconego zgromadzenia dowodów, przeciwdziałania niszczeniu lub ukrywaniu dowodów, a także z uwzględnieniem interesów osoby zgłaszającej, pokrzywdzonego oraz świadków;
- prawo do informacji o wyniku postępowania wyjaśniającego, przy czym Komisja Etyki może zaniechać informowania osoby, której zgłoszenie dotyczy, o wyniku postępowania wyjaśniającego, jeżeli treść zgłoszenia okaże się oczywiście bezzasadna lub nie zostanie potwierdzona;
- prawo do obrony, w tym prawo do poznania uzasadnienia rozstrzygnięcia Komisji Etyki oraz odniesienia się do ustaleń faktycznych oraz wniosków Komisji Etyki;
- prawo do składania wniosków dowodowych w celu wykazania bezzasadności zarzutu naruszenia prawa lub standardów etycznych.
XI. Edukacja i komunikacja
Komisja Etyki czuwa nad organizacją:
- szkoleń oraz komunikacji dla pracowników w związku z wdrożeniem kanałów sygnalizowania oraz niniejszej procedury,
- szkoleń dla osób nowozatrudnionych,
- komunikacją okresową dotyczącą funkcjonowania kanałów sygnalizowania.
XII. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Podmiot, o którym mowa w pkt. V.1 prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
Administratorem danych zgromadzonych w rejestrze jest Autocentrum AAA Auto sp. z o.o.
W rejestrze umieszcza się następujące informacje:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia;
- data dokonania zgłoszenia;
- dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie (jeżeli zostały podane);
- adres do kontaktu zgłaszającego (jeżeli został podany);
- podjęte działania następcze;
- data zakończenia sprawy.
Informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń mają charakter poufny i są objęte obowiązkiem poufności. Dostęp do rejestru zgłoszeń mają osoby posiadające pisemne upoważnienie.
Wzór rejestru zgłoszeń stanowi Załącznik 1 do niniejszej procedury.
Informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Dane osobowe nie mające znaczenia dla rozpatrywania sprawy nie są zbierane w rejestrze, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane, nie później niż 14 dni od powzięcia ustalenia, że przechowywanie ich jest zbędne.
XIII. Publikacja i dostęp do procedury
Procedura została skonsultowana i podana do wiadomości pracowników poprzez przesłanie drogą elektroniczną na służbowe adresy e-mail osób pracujących dla organizacji i opublikowanie procedury w Intranet Spółki w zakładce Compliance.
Treść procedury jest dostępna w Intranet Spółki w zakładce Compliance.
Informacje o procedurze przekazywane są każdorazowo osobom lub podmiotom prawnym ubiegającym się o zatrudnienie, zlecenie lub kontrakt w Autocentrum AAA Auto sp. z o.o. na etapie przed podpisaniem odpowiedniej umowy.
XIV. Postanowienia końcowe
Niniejsza procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób pracujących dla organizacji.
Niniejsza procedura podlega konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Ustawy z dn. 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, oraz Kodeksu pracy.
Česky 
Slovensky 
Polski 
English 
Россия 
Proszę o kontakt 
